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Que vous soyez à la tête d’une entreprise manufacturière ou de services, vous avez tout à gagner à appliquer la méthode d’organisation 5S dans les postes ou les lieux de travail en vue d’en améliorer la qualité, la sécurité et la productivité.

 

Photo et source:

https://www.economie.gouv.qc.ca/bibliotheques/outils/gestion-dune-entreprise/production/pourquoi-implanter-les-5s-pour-optimiser-lorganisation-des-postes-et-des-lieux-de-travail/#c58795

 

 

Origine de la méthode d'organisation 5S

La Toyota Way et le système de production Toyota sont à l’origine du succès de cette entreprise au cours des 70 dernières années. À ses débuts, le système de production Toyota a révolutionné l’industrie automobile : aujourd’hui, ces pratiques exemplaires sont désormais implantées dans tous les secteurs industriels, de fabrication et de services et même dans les bureaux.

L’information sur ce système a été diffusée sous différents noms comme la production à valeur ajoutée (PVA ou, en anglais, lean production ou lean manufacturing).

Description de la méthode d'organisation 5S

Le système de production Toyota consiste en une démarche orientée vers l’établissement de standards que l’on cherche sans cesse à améliorer. En général, on y trouve un ensemble de pratiques exemplaires et une dose de gros bon sens qui représentent un investissement minime en comparaison des gains générés.

Dans le présent texte, il sera question de l’une de ces pratiques, soit la méthode d’organisation 5S. Décrite par cinq mots japonais – explicités plus loin – dont la traduction en français commence par la lettre « S », cette méthode permet d’obtenir un poste ou un lieu de travail propre, efficace et sécuritaire.

À noter que la méthode d’organisation 5S n’est pas juste un outil ou une démarche méthodologique, mais bien une culture qui doit être implantée dans l’organisation en vue de l’amélioration continue de l’environnement et des conditions de travail. Chaque personne, de haut en bas de la hiérarchie, est ainsi visée.

La méthode d’organisation 5S ne consiste donc pas en une liste d’actions que l’on revoit de temps en temps. C’est plutôt un exercice quotidien qui exige de la concentration, de la persévérance et du dévouement pour le maintien et l’implantation d’une culture générale.

Par ailleurs, la méthode d’organisation 5S ne peut être mise en œuvre comme un projet d’amélioration avec un début et une fin. En fait, son implantation est un processus continu.

Applicable à tout type d’espace de travail, y compris dans les bureaux, la méthode d’organisation 5S constitue une forme de standardisation par gestion visuelle des postes de travail. Elle permet à un employé d’avoir quotidiennement à portée de la main l’information, les outils et le matériel nécessaires pour effectuer sa tâche à son poste de travail.

L’objectif consiste à instaurer des espaces de travail efficaces qui s’expliquent et s’autoréglementent par eux-mêmes en tout temps à l’aide de processus et d’instructions visuelles. Ainsi, à chaque poste, on doit être en mesure d’évaluer s’il y a un problème ou non, c’est-à-dire si un standard n’est pas respecté.

Pour que la méthode d’organisation 5S soit efficace, il est important de pouvoir répondre facilement aux questions suivantes, et ce, à chaque poste de travail.

OÙ est le problème? 
(ou la déviation par rapport aux normes) QUEL est exactement le problème? QUI a la responsabilité de régler le problème? QUAND la solution sera-t-elle implantée? COMMENT la solution sera-t-elle implantée?


Si une question demeure sans réponse, cela entraînera nécessairement une activité à non-valeur ajoutée (déplacements, recherche, attente, etc.).

Définition des 5S

Traduits en français, les 5S correspondent aux termes suivants :

sélectionner;
situer;
scintiller;
standardiser;
suivre.

Voici la définition précise de chacun d’eux :

1. SEIRI (« sélectionner »)
2. SEITON (« situer »)
3. SEISO (« scintiller »)
4. SEIKETSU (« standardiser »)
5. SHITSUKE (« suivre »)

La dernière étape de la mise en œuvre de la méthode d’organisation 5S, le suivi, est indispensable puisqu’elle constitue la différence entre un projet ponctuel 5S et une philosophie 5S qui s’intègre à la culture de l’entreprise. Deux éléments sont nécessaires pour assurer une mise en œuvre complète et réussie, soit la discipline et les règles.

Suivi en continu

Il est nécessaire de réaliser un audit mensuel de chaque secteur, ou poste, en mettant à contribution les gens du secteur et une personne venant d’un secteur différent.

Cet audit permet de mesurer le pointage que le secteur obtient.

L’audit est réalisé par l’ensemble des membres de l’équipe et chacun a un rôle à jouer.
L’audit est propre à chaque processus.
Après l’audit, les commentaires obtenus des membres de l’équipe permettent d’améliorer le processus et d’obtenir ainsi le prochain audit.
La rétroaction à partir de l’audit actuel est indispensable pour améliorer le prochain audit.

Exemple de feuille d'audit 5S

Cette feuille d'audit correspond à une liste de vérification qui peut être adaptée selon les particularités de l’entreprise.

Voici d'autres outils de suivi à votre portée :

Manuel de poche 5S
Photos et récits 5S
Visites 5S
Bulletin 5S
Slogans et affiches 5S
Comité 5S

Conditions de réussite pour l'implantation des 5S

Une implantation des 5S réussie suppose :

l’engagement de la direction;
la participation des employés;
l’amélioration continue;
une stratégie d’implantation.

Avantages des 5S

L’adoption des 5S comporte de nombreux avantages :

la réduction des risques d’accident (sécurité);
une plus grande productivité;
une gestion visuelle (évaluation rapide d’une situation normale versus une situation anormale);
une qualité de produits plus constante;
la prévention des pannes des machines;
un meilleur moral des membres du personnel;
une assise pour l’amélioration continue;
la réduction du gaspillage;
une bonne image à l’égard des clients.

Conclusion

Un moyen facile de déterminer l’attitude et la philosophie d’une entreprise à l’égard de l’amélioration continue consiste à regarder ses activités d’organisation, d’ordre et d’entretien. L’absence des 5S ou de leur maintien est une indication de problèmes plus profonds.

Plusieurs entreprises dans le monde ont recours aux 5S, cette démarche étant même devenue avec le temps un outil de marketing et de vente. Si vous adoptez la méthode d’organisation 5S, vos clients et sous-traitants auront une image positive de votre entreprise à la simple vue de vos locaux.

Rappelez-vous que l’amélioration continue se bâtit chaque jour par la résolution de problèmes de la part de chaque employé. Qui dit problème dit écart par rapport à un standard que l’on veut le plus visuel possible, et la gestion visuelle est liée de très près aux 5S.

Pour aller plus loin…

Pour soutenir les entreprises dans la mise en place de méthodes d’amélioration continue, le Ministère donne la formation Méthode d'organisation 5S dans le cadre du programme MPA – les meilleures pratiques d'affaires.

Pour un accompagnement conseil stratégique (ACS), des références ou un atelier sur ce sujet, communiquez avec votre conseiller régional.

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